掌握这些技巧，让您的邮件不再“石沉大海”！

网上开发信写出去不少回复者却寥寥；客户给我发了询盘，在回复的时候就没有声音了。究竟是什么原因使得这么多的邮件石沉大海？在网上争取订单真的就这么难吗？

下面我们就分别探讨一下开发信、回盘如何发，才能有效提升询盘的回复率。
1►
2 步跟踪意向客户：
Step 1：分析目标客户
• 通过GOOGLE，YAHOO 等搜索引擎去查找询盘公司的相关信息。

• 一般公司都会有自己的行业网站，有时还可以搜索到一些别的公司对此公司评价的新闻，从而可以了解到这个公司的信誉度，实力，专业度等。
Step 2：围绕客户感兴趣的邮件回复
• 一定要清晰回答客户提出的疑问（如价格、规格、公司资质等）。

• 如果需要报价，尽量自己制作一个信息详备的报价单，给客户一个非常专业的感觉。

• 根据市场可以进行价格定位，因为通常我们可以按价格水平分几个区域，按区域报价。
2►
书写开发信的 3 个小技巧
1、发送开发信的两个“黑色时间”：客户当地时间的周一上午和周五下午。

周一上午的时候买家邮箱会堆积许多周末发来的邮件，您的邮件如果不在最上方就很可能被忽略掉。周五下午，买家忙乎了一周，人困马乏，也很少有心思再去看开发信。
2、简单朴实的语言，准确表达自己的意思。

如：在用语方面，多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。尽量会用“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”而不是“Your letter has been received”或者“Your complaint is being looked into”。我们尽量保证用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用 “and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。

邮件的开头也有讲究，请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

E-mail 的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来像群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题 “How are you?” ，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports–ABC Company’s Partnership Opportunity”，这样您的邮件会显得更加专业。

3、发送前一定要检查
最基本的是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。

书写开发信和回盘一直以来都是外贸从业者每天都会去做的必修课，如何去写也从来没有一个固定的格式。只是希望通过这封邮件，能够给大家在写这类邮件时多一些启发，并避免犯一些平时不注意的错误。   

3►
具体什么样的开发信能吸引客户？
1、从客户的需求出发
向客户介绍公司产品的竞争优势时，用“we are one of the largest manufacturer in this field in China.”“This product is competitive in the industry.”类似的表述介绍产品，既不能让客户对公司产品产生具体的认识，也没有考虑到客户的需求。

所以在搜集潜在客户资料的时候，通过了解和分析客户公司规模，主要采购商等信息，自己对客户的需求要有一定的认知。

比如，客户可能需要具备行业竞争性的产品，那在写开发信时，可以列举销量、行业占有率等数据直观地向客户介绍；客户可能需要采购成本较低的产品，那在写开发信时，可以用“I can save you 30% on your production costs.”“Are you interested in saving some money on importing xxx?”类似的表述简单直接地让客户对产品产生兴趣。

2、产品为导向
在写开发信正文的时候，应该以产品为导向，通过把产品优势和客户需求匹配起来，一封开发信就有了事半功倍的效果。

比如：
“Our products can help your production team to achieve efficient production and save 30% of production costs immediately, please see the attachment to details.”
“通过使用我们的产品，可以帮助您的生产团队实现高效生产，同时节省 30% 的生产成本。详情请看附件。”

“We have many similar products but much cheaper price with good quality. The xxx, low to＄9.8.”
“市面上有很多和我们相似的产品，但在同样价位上，我们的产品质量更好。单个产品价格低至9.8美元。”

3、附上产品图片
附上简洁美观的产品图片有个好处，可以直接展示产品的规格信息，相比于文字来说图片更直观。当然，附上产品图片也有弊端，容易让开发信被过滤。

可以参考一些资深外贸人的做法：把开发信和图片分开发给同个客户，同时在开发信的结尾补充一句：To avoid spam, thee-catalog will be sent in my NEXT email. 这样即使图片被拦截，也可以保证开发信是可以送达到客户邮箱的。
写开发信的时候，可以想想这三个问题：在客户同时收到同行和你的开发信时，你的开发信可以简练地展示产品优势吗？你的开发信有可以吸引客户的亮点吗？你的开发信可以让客户有利可图吗？

如果你的开发信可以在展示产品优势的同时吸引客户，让客户有利可图，一封开发信也能达到事倍功半的效果。
[澳大利亚服务器网图文来源于网络,与本站立场无关,如有侵权,请联系删除]